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Cambiar de contable a mitad de año: 5 reglas para un traspaso sin sustos
Step Inside Accounting · Guía práctica
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1. Puede cambiar cualquier mes
No hace falta esperar al final del año. La empresa puede cambiar de contable certificado (contabilista certificado) en cualquier momento, siempre que la contabilidad del año siga completa.
Por eso, el nuevo contable no parte solo de los saldos: importa todos los registros desde el 1 de enero, normalmente mediante el fichero SAF-T de la contabilidad. Cambiar entre octubre y diciembre también es posible, pero exige más coordinación, porque el cierre del año está cerca.
2. Avise a su contable actual y salde las cuentas
Empiece por avisar por escrito a su contable actual, con el preaviso previsto en el contrato, que suele ser de 30 días. Confirme que no hay honorarios pendientes.
Esto importa de verdad: antes de aceptar la empresa, el nuevo contable tiene que confirmar que el anterior ha cobrado. Pedir esa confirmación por escrito evita retrasos.
3. El cambio formal se hace en el Portal das Finanças
El nuevo contable registra el nombramiento en el Portal das Finanças y la empresa lo confirma con su acceso. Normalmente queda hecho en uno a tres días hábiles.
El contable saliente comunica el cese a Hacienda y a su Colegio profesional. Hasta que la sustitución se formaliza, sigue vinculado a la empresa, así que conviene no dejar el nuevo nombramiento para después.
4. El traspaso
El contable anterior debe entregar la documentación de la empresa y dar al nuevo la información necesaria. Un buen traspaso incluye:
- El fichero SAF-T de la contabilidad desde el 1 de enero.
- Los balances de comprobación del último mes cerrado y acumulados.
- Los extractos y las conciliaciones bancarias.
- Los mapas de IVA, de retenciones y de amortizaciones.
- Las listas de clientes y proveedores con saldos y, si lo hay, el inventario.
Si la documentación no se entrega sin justificación, la empresa puede presentar una queja ante la Ordem dos Contabilistas Certificados.
5. Los plazos que no pueden quedar en el aire
La semana del cambio, acuerde quién se encarga de cada obligación que vence: la comunicación de facturas, los salarios y la Seguridad Social, y el IVA del periodo. Lo más sencillo es que el contable anterior cierre el último periodo completo y el nuevo empiece en el siguiente.
El cambio no tiene costes oficiales. El único coste extra puede surgir si la contabilidad está atrasada y hay que recuperar meses.
Ejemplo
La empresa decide cambiar en junio y avisa a su contable actual con 30 días de antelación. El 1 de julio, el nuevo contable hace el nombramiento en el Portal das Finanças y la empresa lo confirma. Durante julio recibe la documentación y el SAF-T de enero a junio. En agosto, el nuevo contable ya se encarga de todo.
Consejo del equipo
Hable con nosotros antes de avisar a su contable. Nos encargamos del nombramiento, hablamos directamente con el contable anterior para el traspaso y comprobamos si hay obligaciones pendientes antes de asumir la contabilidad.
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Este artículo es meramente informativo y no sustituye el asesoramiento profesional. Los importes y las reglas son los vigentes en la fecha de publicación y pueden cambiar.
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