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Notificações eletrónicas: 5 regras para não perder um prazo por uma carta que não viu
Step Inside Accounting · Guia prático
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1. A empresa é obrigada a ter morada eletrónica
As empresas sujeitas a IRC têm de ter uma caixa postal eletrónica (ViaCTT) ou aderir às notificações eletrónicas do Portal das Finanças. A adesão deve ser feita nos 30 dias seguintes ao início de atividade.
Se a empresa não aderir, arrisca uma coima e as Finanças inscrevem-na oficiosamente nas notificações do Portal. Na prática, as notificações vão chegar de qualquer forma. A diferença está em saber se alguém as lê.
2. Conta como recebida, mesmo sem a abrir
Uma notificação eletrónica não espera que a abra. Considera-se feita numa data fixa:
- Portal das Finanças: no 5.º dia depois de ficar disponível.
- Caixa postal eletrónica (ViaCTT): no 15.º dia para as notificações e no 5.º dia para as citações.
A partir dessa data começam a correr os prazos para pagar, responder ou reclamar.
Exemplo
Uma notificação fica disponível no Portal das Finanças a 3 de novembro. Conta como recebida a 8 de novembro, mesmo que só a abra em dezembro. Se tinha 15 dias para responder, o prazo pode já ter acabado.
3. O que se perde por não ler
As notificações trazem quase sempre um prazo. Quem não as lê perde, por exemplo:
- A possibilidade de pagar uma coima com redução.
- O prazo para pagar um imposto sem juros.
- A oportunidade de se defender numa inspeção ou numa correção às declarações.
- O prazo para reagir a uma citação num processo de execução fiscal, antes de uma penhora.
4. Ative os alertas, mas não confie só neles
No Portal das Finanças, em “A minha Área > Notificações e Citações > Gerir canais”, pode confirmar o email e ativar os avisos de novas notificações. Na ViaCTT pode receber alertas por email e por SMS.
Os alertas são apenas avisos. O que conta legalmente é a notificação no Portal ou na caixa postal, mesmo que o email não chegue ou vá parar ao spam. Defina quem na empresa, ou na contabilidade, verifica as notificações.
5. A Segurança Social Direta também notifica
Uma empresa que paga salários, incluindo o do sócio-gerente, é entidade empregadora. Por isso tem de aderir às notificações eletrónicas da Segurança Social, que chegam à Segurança Social Direta.
Também aqui a notificação se considera feita no 5.º dia depois de ficar disponível. Chegam por esta via avisos de dívidas, declarações de remunerações em falta e processos de contraordenação.
Dica da equipa
Uma vez por semana, abra a área de notificações do Portal das Finanças e da Segurança Social Direta, ou peça-nos para o fazermos por si. Cinco minutos por semana evitam semanas de problemas.
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Este artigo tem caráter informativo e não dispensa aconselhamento profissional. Os valores e as regras são os que estão em vigor à data de publicação e podem ser alterados.
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