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Facturas: 5 reglas para que el gasto cuente en su empresa
Step Inside Accounting · Guía práctica
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1. La factura tiene que estar a nombre de la empresa
Para que el gasto cuente, la factura tiene que identificar a la empresa como cliente: el nombre y el NIF de la empresa, no el NIF personal del socio. Una factura con el NIF personal es un gasto personal, aunque se haya pagado con la tarjeta de la empresa.
Pida siempre la factura con el NIF de la empresa en el momento de la compra. Una vez emitida, el proveedor tiene que anularla y emitir otra, y no todos lo hacen.
2. Qué debe tener una factura completa
Compruebe que la factura incluye:
- Nombre, dirección y NIF del proveedor y de su empresa.
- Fecha, número de factura, código ATCUD y código QR.
- Una descripción clara de lo que compró y la cantidad. «Servicios varios» no sirve.
- Precio sin IVA, tipo de IVA e importe del IVA.
- El motivo de la exención, si la factura no lleva IVA.
Una descripción vaga es uno de los problemas más habituales en una inspección: si no se entiende qué se compró, no se puede demostrar que era para la empresa.
3. Facturas simplificadas: valen, pero con límites
La factura simplificada (fatura simplificada) es la versión corta, habitual en tiendas y restaurantes. Cuando el cliente es una empresa, el proveedor solo puede usarla hasta 100 €. Por encima, pida una factura completa.
Para la empresa, la factura simplificada solo cuenta si lleva el NIF de la empresa y el IVA indicado. Un tique sin NIF sirve, como mucho, de justificante de pago, no de factura.
4. Las facturas extranjeras también cuentan
Una compra a un proveedor extranjero, como un hotel en Madrid o una suscripción de software en EE. UU., también puede ser gasto de la empresa. El documento no tiene que seguir las reglas portuguesas, pero debe mostrar quién vendió, quién compró, qué se compró, el importe y la fecha.
Pida que el documento esté a nombre de la empresa. Si está en un idioma poco común, Hacienda puede pedir una traducción. El IVA pagado en otro país no se deduce en la declaración de IVA portuguesa, y en las compras de servicios al extranjero puede haber IVA que pagar en Portugal (vea el artículo sobre compras al extranjero).
5. Sin documento, la empresa paga más
Un gasto sin ningún documento, solo con el extracto de la tarjeta, no se acepta como gasto y además paga un 50% de tributación autónoma en el IRC. Un gasto con un documento incompleto, por ejemplo sin el NIF de la empresa, tampoco se acepta como gasto.
Ejemplo
Una cena de 200 € con un cliente, pagada con la tarjeta de la empresa y sin factura: la empresa no deduce los 200 € y paga además 100 € de tributación autónoma. Con factura a nombre de la empresa, la cena cuenta como gasto.
Consejo del equipo
Dé el NIF de la empresa antes de pagar y fotografíe la factura el mismo día. En el área e-Fatura de la empresa, en el Portal das Finanças, puede comprobar qué facturas han comunicado los proveedores a nombre de la empresa.
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Este artículo es meramente informativo y no sustituye el asesoramiento profesional. Los importes y las reglas son los vigentes en la fecha de publicación y pueden cambiar.
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