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Sócio que vive fora de Portugal: 5 regras para a empresa não ter surpresas
Step Inside Accounting · Guia prático
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1. Notificações: representante fiscal ou caixa eletrónica
O sócio que vive fora de Portugal tem de indicar um representante fiscal ou aderir às notificações eletrónicas das Finanças. Para quem vive na UE ou no Espaço Económico Europeu, a escolha é livre. Quem vem de fora da UE e trabalha por conta própria em Portugal tem de nomear um representante fiscal.
A empresa, essa, recebe sempre as notificações na sua caixa eletrónica. Atualize também o registo do beneficiário efetivo (RCBE) quando o sócio muda de país: a morada faz parte do registo e deve ser corrigida no prazo de 30 dias.
2. Dividendos: 28%, ou menos com o formulário certo
Os dividendos pagos a um sócio não residente têm retenção de 28% em Portugal. Se o sócio viver num país ou território com regime fiscal claramente mais favorável, a taxa sobe para 35%.
Se houver convenção para evitar a dupla tributação com o país onde vive, a taxa pode baixar. Para isso, o sócio entrega à empresa, antes do pagamento, o formulário próprio com o certificado de residência fiscal emitido pelo país onde vive. Se chegar tarde, a empresa retém os 28% e o sócio pode pedir o reembolso da diferença nos dois anos seguintes ao fim do ano do pagamento.
Exemplo
Uma sócia que vive no Canadá recebe 10.000 € de dividendos. Sem formulário, a empresa retém 2.800 € (28%). Com o formulário e o certificado entregues a tempo, aplica-se a taxa da convenção, de 15%, e a retenção baixa para 1.500 €.
3. Salário de gerente: retenção de 25% em Portugal
A empresa pode pagar salário a um gerente que vive fora. Em regra, Portugal tributa esse salário com uma retenção definitiva de 25% feita pela empresa, e o país onde o gerente vive pode também tributá-lo, descontando o imposto português conforme a convenção.
Na Segurança Social, a pergunta é em que país se desconta. Dentro da UE, aplica-se a legislação de um só país, que depende de onde o gerente trabalha de facto. Pode ser preciso um certificado (A1) para provar que desconta só num deles.
4. Onde se tomam as decisões conta
Uma empresa com sede em Portugal pode ser considerada residente noutro país se for gerida a partir de lá, ou seja, se as decisões importantes forem tomadas por um gerente que vive e trabalha nesse país. O risco é os dois países quererem tributar o mesmo lucro.
Para o evitar:
- Tome as decisões importantes em Portugal, por exemplo nas assembleias e nas reuniões de gerência.
- Guarde atas e registos de onde e quando foram tomadas.
- Se a empresa tiver atividade real em Portugal, mantenha a gerência, ou parte dela, ligada a Portugal.
5. Bancos e documentação
Os bancos pedem mais documentos quando os sócios ou gerentes vivem fora: identificação, comprovativo de morada no estrangeiro, origem dos fundos e o registo do beneficiário efetivo atualizado. Uma morada desatualizada pode bloquear transferências ou a abertura de contas.
Tenha estes documentos atualizados e avise o banco quando mudar de país. Assim evita que a conta da empresa fique limitada na pior altura.
Dica da equipa
Se vai mudar de país ou já vive fora, fale connosco antes do próximo pagamento de dividendos ou salário. Preparamos os formulários da convenção, atualizamos o RCBE e ajudamos a organizar a gerência para que a empresa continue tributada só em Portugal.
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Este artigo tem caráter informativo e não dispensa aconselhamento profissional. Os valores e as regras são os que estão em vigor à data de publicação e podem ser alterados.
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