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Cómo emitir una factura-recibo en el Portal das Finanças: 5 reglas para rellenar cada campo sin errores
Step Inside Accounting · Guía práctica
#StepInsideAccounting
1. Elija el documento correcto: factura-recibo, factura o recibo
Los recibos verdes se emiten en el Portal das Finanças, en el área Faturas e Recibos, en Emitir. El primer campo es el tipo de documento, y la elección depende de cuándo cobra:
- Factura-recibo (fatura-recibo) – cuando el cliente paga en el momento o ya ha pagado. Es factura y justificante de pago a la vez.
- Factura (fatura) – cuando el trabajo está hecho pero el pago llega después (por ejemplo, a 30 días).
- Recibo – cuando cobra una factura que ya había emitido. Queda vinculado a esa factura.
Si emite una factura-recibo antes de cobrar, el documento dice que ya le han pagado. Si el cliente se retrasa o no paga, se queda con un documento que no corresponde a la realidad. En caso de duda, emita ahora la factura y el recibo cuando el dinero llegue a la cuenta.
2. Identifique bien al cliente y la fecha del servicio
Para un cliente en Portugal, basta con el NIF: el nombre aparece automáticamente. Confírmelo siempre antes de emitir. Con ese NIF el cliente ve el gasto en el e-fatura, y es por él que se sabe si es una empresa que tiene que retener IRS. Para un cliente extranjero, elija el país e indique el número fiscal, el nombre y la dirección (explicamos el resto en el artículo sobre clientes extranjeros).
La fecha del servicio es la fecha en que hizo o terminó el trabajo, y no la fecha en que se acordó de facturar. La factura debe emitirse, como máximo, el 5.º día hábil después de terminar el servicio. Si el cliente es una empresa de otro país de la UE y el servicio no lleva IVA portugués, el plazo es más amplio: hasta el día 15 del mes siguiente al de la finalización del servicio. En la práctica, lo más seguro es facturar en cuanto termina el trabajo, en lugar de dejar que se acumulen las facturas.
3. Describa el servicio e indique el importe sin IVA
En la descripción, sea concreto: «Desarrollo de la web – fase 2, octubre de 2026» dice mucho más que «servicios prestados». Una buena descripción ayuda al contable del cliente y es su primera defensa si Finanças pregunta qué trabajo fue ese.
En el importe, indique el precio del servicio sin IVA y antes de la retención: el Portal calcula el resto a partir de las opciones que elija. Indique también el tipo de pago:
- pago del servicio;
- anticipo, si el cliente paga antes de que el trabajo esté hecho;
- reembolso de gastos que pagó en nombre y por cuenta del cliente (por ejemplo, una tasa con un documento a su nombre), que no están sujetos a retención.
4. Elija el régimen de IVA y la opción de retención
En el IVA, la opción depende de su situación:
- exento por el límite de 15.000 € – elija el régimen de exención; la factura lleva la mención «IVA – Regime de Isenção»;
- exento por la naturaleza de la actividad (por ejemplo, ciertos servicios de salud) – elija esa exención, y no la del límite;
- cobra IVA – elija el tipo; en la mayoría de los servicios es el 23% en el continente, el 22% en Madeira y el 16% en las Azores;
- cliente empresa en el extranjero – por regla general, no hay IVA portugués (vea el artículo sobre clientes extranjeros).
En la retención de IRS, la regla es sencilla. Si el cliente es una empresa con contabilidad organizada, elija el tipo de su actividad: en el continente, el 23% en las actividades de la tabla CIRS y el 11,5% en los demás servicios. Si prevé facturar menos de 15.000 € en el año, puede elegir la dispensa. Si el cliente es un particular o una empresa extranjera, elija la opción sin retención. Lo explicamos todo en el artículo sobre la retención en la fuente.
5. ¿Se ha equivocado? Corrija con una nota de crédito o anule
Los errores más comunes que vemos:
- NIF del cliente equivocado;
- factura-recibo emitida antes de cobrar;
- IVA cobrado cuando estaba exento, o al revés;
- retención elegida cuando el cliente es un particular, u olvidada cuando es una empresa;
- importe con el IVA ya incluido en el campo del valor del servicio.
La forma de corregir depende del tipo de error.
Error en el importe o en el IVA: corrija solo la diferencia, con una nota de crédito. Si facturó de más, si incluyó el IVA dentro del valor del servicio, si aplicó el tipo equivocado o si cobró IVA cuando estaba exento, ya no necesita anular el documento. En el Portal, en Faturas e Recibos, en Emitir, elija Nota de crédito, indique la factura que está corrigiendo y el importe (y el IVA) que se resta. La factura original sigue siendo válida y la nota de crédito corrige solo la parte equivocada. Envíela al cliente y guarde la prueba de que la recibió (un email de respuesta sirve): sin esa prueba, no puede recuperar el IVA que cobró de más.
Error en los datos o en el documento: anule y vuelva a emitir. Si el NIF, el nombre o la descripción son incorrectos, si emitió una factura-recibo antes de cobrar, si la retención se eligió mal o si el servicio nunca llegó a prestarse, la nota de crédito no sirve. Vaya a Faturas e Recibos, en Consultar, abra el documento y elija Anular. El documento queda marcado como anulado y deja de contar. Después emita el documento correcto, con la fecha en que se prestó el servicio, avise al cliente de que el anterior ya no es válido y envíele el nuevo.
Si el documento ya entró en una declaración de IVA presentada, hable con nosotros antes de corregir: puede ser necesario ajustar el IVA en la declaración siguiente.
Ejemplo
Ana es arquitecta (código 1001, de la tabla CIRS), cobra IVA y trabaja en el continente. El 15 de octubre termina un proyecto para una empresa con contabilidad organizada, que paga a 30 días. Ese mismo día emite una factura:
- valor del servicio: 1.500 €
- IVA (23%): 345 €
- total de la factura: 1.845 €
- retención de IRS que hace el cliente (23% de 1.500 €): − 345 €
- importe a cobrar: 1.500 €
El 14 de noviembre la empresa transfiere 1.500 € y Ana emite el recibo de esa factura, con esa fecha.
Pero no todo ese dinero es suyo. De los 1.500 € que recibe, 345 € son el IVA que tiene que ingresar al Estado. Lo que Ana se queda realmente es 1.155 € (1.500 € − 345 €), antes de la liquidación del IRS.
- Los 345 € de IVA no son suyos: los ingresa en la declaración trimestral de IVA.
- Los 345 € retenidos por el cliente son IRS pagado a cuenta y se descuentan en la liquidación anual.
Si Ana se hubiera equivocado en el NIF, anularía la factura antes de que el cliente pagara, emitiría una nueva con el NIF correcto y solo después emitiría el recibo. No tocaría el IVA, porque el importe era el mismo.
Si, en cambio, hubiera facturado 1.800 € por error, no necesitaría anular nada: emitiría una nota de crédito de 300 €, más 69 € de IVA, vinculada a la factura original, y se la enviaría al cliente antes de que pagara. Juntas, la factura y la nota de crédito quedarían en los 1.500 € y 345 € de IVA correctos.
Consejo del equipo
Antes de facturar a un cliente nuevo, confirme el NIF y pregunte si tiene contabilidad organizada: esas dos respuestas deciden la retención. En las primeras facturas, envíenos una captura de pantalla antes de pulsar Emitir. Corregir antes lleva un minuto; después puede obligar a notas de crédito, anulaciones y ajustes de IVA.
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Este artículo es meramente informativo y no sustituye el asesoramiento profesional. Los importes y las reglas son los vigentes en la fecha de publicación y pueden cambiar.
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