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Ha superado los 15.000 €: 5 reglas para empezar a cobrar IVA sin sobresaltos
Step Inside Accounting · Guía práctica
#StepInsideAccounting
1. Sepa cuándo empieza a cobrar: ya o el 1 de enero
Para el límite, solo cuenta lo que factura, sin IVA, en operaciones localizadas en Portugal: servicios a clientes con residencia o sede aquí y servicios que se consideran prestados aquí, como las comisiones inmobiliarias sobre inmuebles portugueses. Lo que ocurre después depende de cuánto lo haya superado:
- entre 15.000 € y 18.750 € en el año: sigue exento hasta el 31 de diciembre y empieza a cobrar IVA el 1 de enero del año siguiente;
- por encima de 18.750 €: pasa a cobrar IVA de inmediato, ya en la factura con la que supera ese importe.
Las facturas que emitió antes, sin IVA, se quedan como están: no hay IVA que pagar con efectos retroactivos sobre ellas. Lo que no puede hacer es seguir facturando sin IVA después del momento del cambio: ese IVA saldría de su bolsillo.
2. Presente la declaración de alteraciones dentro de plazo
El cambio se comunica a Finanças con una declaración de alteraciones de actividad (declaração de alterações), en el Portal das Finanças, en la que indica que pasa al régimen normal de IVA. El plazo es de 15 días hábiles:
- si superó los 18.750 €, contados desde el día en que los superó;
- si se quedó entre 15.000 € y 18.750 €, contados desde el final del año: para quien supere los 15.000 € en 2026, el plazo termina el 22 de enero de 2027.
Presentarla fuera de plazo conlleva una multa y no aplaza la obligación: el IVA se devenga desde el momento del cambio, haya presentado la declaración o no.
3. Use el tipo correcto y acuerde el precio con los clientes
| Tipo | Continente | Madeira | Azores |
|---|---|---|---|
| General | 23% | 22% | 16% |
| Intermedio | 13% | 12% | 9% |
| Reducido | 6% | 4% | 4% |
La mayoría de los servicios de los autónomos tributan al tipo general; los tipos intermedio y reducido solo se aplican a los bienes y servicios expresamente previstos en la ley. No elija un tipo más bajo sin confirmar que su servicio está en esas listas. Si tiene la actividad en Madeira o en las Azores, se aplican, por regla general, los tipos de la región.
Hable con los clientes antes de la primera factura con IVA. Para las empresas que deducen el IVA, el coste no cambia: pagan el IVA y lo recuperan. Para los particulares y las entidades que no deducen IVA (como clínicas, colegios o aseguradoras), el servicio pasa a ser un 23% más caro. Si mantiene el precio «con IVA incluido», recibe menos: de 1.000 €, solo 813,01 € son suyos. Revise los contratos: si dicen que al precio se le suma el IVA al tipo legal, el IVA se añade; si no dicen nada, acuérdelo por escrito.
4. Deduzca el IVA de los gastos de la actividad
A partir del cambio, el IVA que paga en los gastos de la actividad puede deducirse del IVA que cobra. En la declaración de IVA, ingresa la diferencia:
- IVA cobrado a los clientes,
- menos el IVA deducible de los gastos profesionales (equipos, software, coworking, contabilidad, formación),
- igual al IVA a ingresar (o a un crédito a su favor, si el resultado es negativo).
Para deducirlo, la factura tiene que llevar su NIF, corresponder a un gasto de la actividad y estar asociada a la actividad en el e-fatura: vea qué revisar antes de fin de año. No todo el IVA es deducible: los turismos, las comidas, el alojamiento y los gastos de representación tienen reglas propias o quedan fuera. Si compró equipos mientras estaba exento, puede haber forma de recuperar parte de ese IVA: hable con nosotros.
5. Presente la declaración trimestral y pague a tiempo
En el régimen normal, por regla general queda en el régimen trimestral. Presenta la declaración periódica de IVA hasta el día 20 del segundo mes siguiente al final de cada trimestre y paga hasta el día 25:
| Trimestre | Presentar la declaración hasta | Pagar hasta |
|---|---|---|
| enero a marzo | 20 de mayo | 25 de mayo |
| abril a junio | 20 de agosto | 25 de agosto |
| julio a septiembre | 20 de noviembre | 25 de noviembre |
| octubre a diciembre | 20 de febrero | 25 de febrero |
La declaración se presenta incluso en los trimestres sin facturación. Y el IVA que cobra no es suyo: guárdelo en una cuenta aparte desde el día en que entra, para no tener que sacarlo de sus ingresos cuando llegue el plazo.
Ejemplo
Marta es consultora, trabaja en el continente y solo tiene clientes particulares en Portugal (por eso, sin retención). Hasta el 8 de septiembre de 2026 ya ha facturado 17.500 €, sin IVA. El 9 de septiembre emite una factura de 2.000 €: el total del año sube a 19.500 €, por encima de 18.750 €, así que esta factura ya lleva IVA:
- valor del servicio: 2.000 €
- IVA (23%): 460 €
- total de la factura, que paga el cliente: 2.460 €
Marta tiene hasta el 30 de septiembre de 2026 para presentar la declaración de alteraciones. El 15 de septiembre compra un monitor para el trabajo por 492 € (400 € + 92 € de IVA).
Pero no todo el dinero que recibe es suyo. De los 2.460 € recibidos, 460 € son IVA. Como pagó 92 € de IVA en el monitor, ingresa al Estado 368 € (460 € − 92 €) en la declaración del 3.er trimestre: la presenta hasta el 20 de noviembre y paga hasta el 25 de noviembre.
- Se queda con 2.000 € por el servicio, antes del IRS.
- El monitor le cuesta 400 €, y no 492 €, porque recupera los 92 € de IVA.
- Las facturas anteriores, de 17.500 €, siguen sin IVA.
Si Marta se hubiera quedado en 18.000 € hasta final de año, seguiría exenta hasta el 31 de diciembre, presentaría la declaración de alteraciones hasta el 22 de enero de 2027 y cobraría IVA a partir del 1 de enero de 2027.
Consejo del equipo
Sume cada mes lo que ha facturado a clientes en Portugal. Cuando supere los 12.000 €, hable con nosotros: hay tiempo para avisar a los clientes, revisar contratos y preparar la primera declaración de IVA, en lugar de descubrir el cambio en la factura que ya debería llevar IVA.
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Este artículo es meramente informativo y no sustituye el asesoramiento profesional. Los importes y las reglas son los vigentes en la fecha de publicación y pueden cambiar.
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