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Passei os 15.000 €: 5 regras para começares a cobrar IVA sem sustos
Step Inside Accounting · Guia prático
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1. Percebe quando começas a cobrar: já ou a 1 de janeiro
Para o limite, só conta o que faturas, sem IVA, em operações localizadas em Portugal: serviços a clientes com residência ou sede cá e serviços que se consideram prestados cá, como as comissões imobiliárias sobre imóveis portugueses. O que acontece depois depende de quanto passaste:
- entre 15.000 € e 18.750 € no ano – continuas isento até 31 de dezembro e começas a cobrar IVA a 1 de janeiro do ano seguinte;
- acima de 18.750 € – passas a cobrar IVA de imediato, já na fatura que te faz ultrapassar esse valor.
As faturas que emitiste antes, sem IVA, ficam como estão: não há IVA a pagar para trás sobre elas. O que não podes é continuar a faturar sem IVA depois do momento da mudança – esse IVA passaria a sair do teu bolso.
2. Entrega a declaração de alterações dentro do prazo
A mudança comunica-se às Finanças com uma declaração de alterações de atividade, no Portal das Finanças, onde indicas que passas ao regime normal de IVA. O prazo é de 15 dias úteis:
- se passaste os 18.750 €, contados a partir do dia em que os ultrapassaste;
- se ficaste entre 15.000 € e 18.750 €, contados a partir do fim do ano – para quem ultrapassar os 15.000 € em 2026, o prazo termina a 22 de janeiro de 2027.
Entregar fora do prazo dá coima e não adia a obrigação: o IVA é devido a partir do momento da mudança, quer tenhas entregue a declaração quer não.
3. Usa a taxa certa e combina o preço com os clientes
| Taxa | Continente | Madeira | Açores |
|---|---|---|---|
| Normal | 23% | 22% | 16% |
| Intermédia | 13% | 12% | 9% |
| Reduzida | 6% | 4% | 4% |
A generalidade dos serviços de trabalhadores independentes paga a taxa normal; as taxas intermédia e reduzida só se aplicam aos bens e serviços expressamente previstos na lei. Não escolhas uma taxa mais baixa sem confirmares que o teu serviço está nessas listas. Se tens a atividade na Madeira ou nos Açores, aplicam-se, em regra, as taxas da região.
Fala com os clientes antes da primeira fatura com IVA. Para as empresas que deduzem IVA, o custo não muda: pagam o IVA e recuperam-no. Para particulares e entidades que não deduzem IVA (como clínicas, escolas ou seguradoras), o serviço fica 23% mais caro. Se mantiveres o preço «com IVA incluído», recebes menos: de 1.000 €, só 813,01 € são teus. Revê os contratos: se dizem que ao preço acresce IVA à taxa legal, o IVA soma-se; se nada dizem, combina por escrito.
4. Desconta o IVA das despesas da atividade
A partir da mudança, o IVA que pagas nas despesas da atividade pode ser descontado ao IVA que cobras. Na declaração de IVA, entregas a diferença:
- IVA cobrado aos clientes,
- menos o IVA dedutível das despesas profissionais (equipamento, software, coworking, contabilidade, formação),
- igual ao IVA a entregar (ou a um crédito a teu favor, se o resultado for negativo).
Para deduzires, a fatura tem de ter o teu NIF, ser de uma despesa da atividade e estar associada à atividade no e-fatura – vê o que verificar antes do fim do ano. Nem todo o IVA é dedutível: carros de passageiros, refeições, alojamento e despesas de representação têm regras próprias ou ficam de fora. Se compraste equipamento enquanto estavas isento, pode haver forma de recuperar parte desse IVA – fala connosco.
5. Entrega a declaração trimestral e paga a tempo
No regime normal, em regra ficas no regime trimestral. Entregas a declaração periódica de IVA até ao dia 20 do segundo mês a seguir ao fim de cada trimestre e pagas até ao dia 25:
| Trimestre | Entregar a declaração até | Pagar até |
|---|---|---|
| janeiro a março | 20 de maio | 25 de maio |
| abril a junho | 20 de agosto | 25 de agosto |
| julho a setembro | 20 de novembro | 25 de novembro |
| outubro a dezembro | 20 de fevereiro | 25 de fevereiro |
A declaração entrega-se mesmo nos trimestres sem faturação. E o IVA que recebes não é teu: guarda-o numa conta à parte desde o dia em que entra, para não teres de o tirar do teu rendimento quando chegar o prazo.
Exemplo
A Marta é consultora, trabalha no continente e só tem clientes particulares em Portugal (por isso, sem retenção). Até 8 de setembro de 2026 já faturou 17.500 €, sem IVA. A 9 de setembro emite uma fatura de 2.000 €: o total do ano passa para 19.500 €, acima dos 18.750 €, por isso esta fatura já leva IVA:
- valor do serviço: 2.000 €
- IVA (23%): 460 €
- total da fatura, que o cliente paga: 2.460 €
A Marta tem até 30 de setembro de 2026 para entregar a declaração de alterações. A 15 de setembro compra um monitor para o trabalho por 492 € (400 € + 92 € de IVA).
Mas nem todo o dinheiro que recebe é dela. Dos 2.460 € recebidos, 460 € são IVA. Como pagou 92 € de IVA no monitor, entrega ao Estado 368 € (460 € − 92 €), na declaração do 3.º trimestre: entrega até 20 de novembro e paga até 25 de novembro.
- Fica com 2.000 € pelo serviço, antes do IRS.
- O monitor custa-lhe 400 €, e não 492 €, porque recupera os 92 € de IVA.
- As faturas anteriores, de 17.500 €, continuam sem IVA.
Se a Marta tivesse ficado nos 18.000 € até ao fim do ano, continuava isenta até 31 de dezembro, entregava a declaração de alterações até 22 de janeiro de 2027 e cobrava IVA a partir de 1 de janeiro de 2027.
Dica da equipa
Soma todos os meses o que faturaste a clientes em Portugal. Quando passares os 12.000 €, fala connosco: dá tempo para avisar os clientes, rever contratos e preparar a primeira declaração de IVA, em vez de descobrires a mudança na fatura que já devia ter IVA.
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Este artigo tem caráter informativo e não dispensa aconselhamento profissional. Os valores e as regras são os que estão em vigor à data de publicação e podem ser alterados.
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