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Mudar de contabilista a meio do ano: 5 regras para uma passagem sem sustos
Step Inside Accounting · Guia prático
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1. Pode mudar em qualquer mês
Não é preciso esperar pelo fim do ano. A empresa pode trocar de contabilista certificado em qualquer altura, desde que a contabilidade do ano continue completa.
Por isso, o novo contabilista não parte só dos saldos: importa todos os registos desde 1 de janeiro, normalmente através do ficheiro SAF-T da contabilidade. Mudar entre outubro e dezembro também é possível, mas exige mais coordenação, porque o fecho do ano está perto.
2. Avise o contabilista atual e acerte as contas
Comece por avisar por escrito o contabilista atual, com a antecedência prevista no contrato, que costuma ser de 30 dias. Confirme que não há honorários em dívida.
Isto conta mesmo: antes de aceitar a empresa, o novo contabilista tem de confirmar que o colega anterior foi pago. Pedir essa confirmação por escrito evita atrasos.
3. A troca formal faz-se no Portal das Finanças
O novo contabilista regista a nomeação no Portal das Finanças e a empresa confirma-a com o seu acesso. Normalmente fica feito em um a três dias úteis.
O contabilista que sai comunica a cessação às Finanças e à sua Ordem. Até a substituição estar formalizada, continua ligado à empresa, por isso convém que a nomeação do novo não fique para depois.
4. A passagem de pasta
O contabilista anterior tem de entregar a documentação da empresa e dar ao colega as informações necessárias. Uma boa passagem inclui:
- O ficheiro SAF-T da contabilidade desde 1 de janeiro.
- Os balancetes do último mês fechado e acumulados.
- Os extratos e as reconciliações bancárias.
- Os mapas de IVA, de retenções na fonte e de amortizações.
- As listas de clientes e fornecedores com saldos e, se houver, o inventário.
Se a documentação não for entregue sem justificação, a empresa pode queixar-se à Ordem dos Contabilistas Certificados.
5. Os prazos que não podem cair no meio
Na semana da mudança, combine quem trata de cada obrigação que vence: a comunicação das faturas, os salários e a Segurança Social, e o IVA do período. O mais simples é o contabilista anterior fechar o último período completo e o novo começar no seguinte.
Não há custos oficiais na mudança. O único custo extra pode surgir se a contabilidade estiver atrasada e for preciso recuperar meses.
Exemplo
A empresa decide mudar em junho e avisa o contabilista atual com 30 dias de antecedência. A 1 de julho, o novo contabilista faz a nomeação no Portal das Finanças e a empresa confirma-a. Ainda em julho, recebe a pasta e o SAF-T de janeiro a junho. Em agosto, o novo contabilista já trata de tudo.
Dica da equipa
Fale connosco antes de avisar o seu contabilista. Tratamos da nomeação, falamos diretamente com o colega para a passagem de pasta e verificamos se há obrigações em falta antes de assumirmos a contabilidade.
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Este artigo tem caráter informativo e não dispensa aconselhamento profissional. Os valores e as regras são os que estão em vigor à data de publicação e podem ser alterados.
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