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Régimen simplificado o contabilidad organizada: 5 reglas para elegir el régimen adecuado
Step Inside Accounting · Guía práctica
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1. Sepa en qué régimen está
Cuando abre la actividad, queda automáticamente en el régimen simplificado, siempre que, en el año anterior, no haya superado 200.000 € de rendimientos como autónomo. Si supera ese importe en un año, al año siguiente pasa obligatoriamente a la contabilidad organizada.
Por debajo de 200.000 €, la elección es suya: puede quedarse en el simplificado u optar por la contabilidad organizada. El régimen en el que está aparece en su situación catastral (situação cadastral), en el Portal das Finanças.
2. En el simplificado, el IRS se aplica sobre un porcentaje de lo que factura
En el régimen simplificado no tiene que justificar casi ningún gasto. Finanças aplica un coeficiente a lo que factura y considera el resto como gasto:
- 0,75 en las actividades profesionales de la tabla de actividades del IRS (arquitectos, ingenieros, abogados, consultores, programadores, diseñadores, traductores, entre otras): tributa el 75% de lo que factura;
- 0,35 en los demás servicios: tributa el 35%;
- 0,15 en las ventas de bienes y en la restauración y hostelería: tributa el 15%.
Hay un pero: en los servicios, tiene que justificar gastos equivalentes al 15% de lo que factura; si no, la diferencia se suma al rendimiento imponible. Le explicamos cómo en el artículo sobre el 15%. Y en los dos primeros años de actividad el coeficiente puede reducirse: vea los beneficios del 1.er y 2.º año.
3. En la contabilidad organizada, paga sobre el beneficio real
En la contabilidad organizada, el IRS se aplica sobre lo que factura menos los gastos efectivos de la actividad: alquiler de la oficina, sueldos de colaboradores, equipos (amortizados a lo largo de varios años), software, seguros, desplazamientos, formación. Si un año tiene pérdidas, puede compensarlas con los beneficios de los años siguientes.
A cambio, tiene más trabajo y más costes:
- es obligatorio tener un contable certificado;
- todos los gastos tienen que tener factura con su NIF y estar vinculados a la actividad;
- algunos gastos solo cuentan en parte y otros pagan un impuesto propio (por ejemplo, coches y gastos de representación).
4. Haga las cuentas: compensa cuando los gastos reales superan el margen del coeficiente
La pregunta es sencilla: ¿sus gastos reales son mayores o menores que la parte que el simplificado ya le da como gasto?
- en una actividad de la tabla (coeficiente 0,75), el simplificado supone un 25% de gastos: si gasta más que eso, la contabilidad organizada puede compensar;
- en los demás servicios (coeficiente 0,35), supone un 65%: solo con gastos muy altos compensa cambiar.
En la Seguridad Social también hay diferencia. En el simplificado, las cotizaciones se calculan sobre el 70% de lo que factura en servicios. En la contabilidad organizada, se calculan sobre el beneficio imponible del año anterior, lo que, con gastos altos, puede reducir bastante las cotizaciones. Incluya en las cuentas el coste del contable.
5. Cambie a tiempo y por varios años
Para pasar a la contabilidad organizada, presenta una declaración de alteraciones de actividad en el Portal das Finanças hasta el final de marzo. La opción produce efectos ese mismo año y se mantiene, como mínimo, durante tres años. Si después quiere volver al simplificado, la solicitud se hace de la misma forma, también hasta el final de marzo.
Como la elección le vincula durante varios años, no decida mirando solo un año bueno o malo: piense en los gastos que va a tener en los próximos tres.
Ejemplo
Rui es arquitecto (actividad de la tabla, coeficiente 0,75). Factura 80.000 € al año y tiene 30.000 € de gastos reales: alquiler del estudio, un colaborador, software, equipos, desplazamientos y contable.
- régimen simplificado: rendimiento imponible de 60.000 € (75% de 80.000 €);
- contabilidad organizada: rendimiento imponible de 50.000 € (80.000 € − 30.000 €).
En la contabilidad organizada, Rui tributa sobre 10.000 € menos. Como sus gastos son el 37,5% de lo que factura, por encima del 25% que supone el simplificado, le compensa cambiar.
- Joana es diseñadora, también con coeficiente 0,75. Factura 30.000 € y gasta 3.000 € al año. En el simplificado tributa sobre 22.500 €; en la contabilidad organizada sería sobre 27.000 €, más el coste del contable. Para ella, el simplificado es claramente mejor.
Consejo del equipo
Antes de decidir, reúna las facturas de gastos de un año entero y calcule qué porcentaje representan de lo que facturó. Si está cerca del margen de su coeficiente, hacemos con usted la simulación completa (IRS y Seguridad Social) para los próximos tres años. Y recuerde el plazo: el cambio solo vale para este año si se solicita antes del final de marzo.
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Este artículo es meramente informativo y no sustituye el asesoramiento profesional. Los importes y las reglas son los vigentes en la fecha de publicación y pueden cambiar.
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