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Regime simplificado ou contabilidade organizada: 5 regras para escolheres o regime certo
Step Inside Accounting · Guia prático
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1. Sabe em que regime estás
Quando abres atividade, ficas automaticamente no regime simplificado, desde que, no ano anterior, não tenhas ultrapassado 200.000 € de rendimentos como trabalhador independente. Se passares esse valor num ano, no ano seguinte ficas obrigatoriamente na contabilidade organizada.
Abaixo dos 200.000 €, a escolha é tua: podes ficar no simplificado ou optar pela contabilidade organizada. O regime em que estás aparece na tua situação cadastral, no Portal das Finanças.
2. No simplificado, o IRS incide sobre uma percentagem do que faturas
No regime simplificado não tens de provar quase nenhuma despesa. As Finanças aplicam um coeficiente ao que faturas e consideram o resto como despesa:
- 0,75 nas atividades profissionais da tabela de atividades do IRS (arquitetos, engenheiros, advogados, consultores, programadores, designers, tradutores, entre outras): é tributado 75% do que faturas;
- 0,35 nos outros serviços: é tributado 35%;
- 0,15 nas vendas de bens e na restauração e hotelaria: é tributado 15%.
Há um senão: nos serviços, tens de justificar despesas equivalentes a 15% do que faturas, senão a diferença é somada ao rendimento tributável. Explicamos como no artigo sobre os 15%. E nos dois primeiros anos de atividade o coeficiente pode ser reduzido – vê os benefícios do 1.º e 2.º ano.
3. Na contabilidade organizada, pagas sobre o lucro real
Na contabilidade organizada, o IRS incide sobre o que faturas menos as despesas efetivas da atividade: renda do escritório, salários de colaboradores, equipamento (abatido ao longo de vários anos), software, seguros, deslocações, formação. Se num ano tiveres prejuízo, podes abatê-lo aos lucros dos anos seguintes.
Em troca, tens mais trabalho e mais custos:
- é obrigatório ter um contabilista certificado;
- todas as despesas têm de ter fatura com o teu NIF e estar ligadas à atividade;
- algumas despesas só contam em parte e outras pagam um imposto próprio (por exemplo, carros e despesas de representação).
4. Faz as contas: compensa quando as despesas reais passam a margem do coeficiente
A pergunta é simples: as tuas despesas reais são maiores ou menores do que a parte que o simplificado já te dá como despesa?
- numa atividade da tabela (coeficiente 0,75), o simplificado assume 25% de despesas: se gastas mais do que isso, a contabilidade organizada pode compensar;
- nos outros serviços (coeficiente 0,35), assume 65%: só com despesas muito altas compensa mudar.
Na Segurança Social também há diferença. No simplificado, as contribuições são calculadas sobre 70% do que faturas nos serviços. Na contabilidade organizada, são calculadas sobre o lucro tributável do ano anterior – o que, com despesas altas, pode baixar bastante as contribuições. Inclui nas contas o custo do contabilista.
5. Muda a tempo e por vários anos
Para passares para a contabilidade organizada, entregas uma declaração de alterações de atividade no Portal das Finanças até ao fim de março. A opção produz efeitos nesse mesmo ano e mantém-se, pelo menos, durante três anos. Se depois quiseres voltar ao simplificado, o pedido faz-se da mesma forma, também até ao fim de março.
Como a escolha te prende durante vários anos, não decidas a olhar só para um ano bom ou mau: pensa nas despesas que vais ter nos próximos três.
Exemplo
O Rui é arquiteto (atividade da tabela, coeficiente 0,75). Fatura 80.000 € por ano e tem 30.000 € de despesas reais: renda do atelier, um colaborador, software, equipamento, deslocações e contabilista.
- regime simplificado: rendimento tributável de 60.000 € (75% de 80.000 €);
- contabilidade organizada: rendimento tributável de 50.000 € (80.000 € − 30.000 €).
Na contabilidade organizada, o Rui é tributado sobre menos 10.000 €. Como as despesas dele são 37,5% do que fatura, acima dos 25% que o simplificado assume, compensa mudar.
- A Joana é designer, também com coeficiente 0,75. Fatura 30.000 € e gasta 3.000 € por ano. No simplificado é tributada sobre 22.500 €; na contabilidade organizada seria sobre 27.000 €, mais o custo do contabilista. Para ela, o simplificado é claramente melhor.
Dica da equipa
Antes de decidires, junta as faturas das despesas de um ano inteiro e calcula que percentagem representam do que faturaste. Se estiveres perto da margem do teu coeficiente, fazemos contigo a simulação completa – IRS e Segurança Social – para os próximos três anos. E lembra-te do prazo: a mudança só vale para este ano se for pedida até ao fim de março.
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Este artigo tem caráter informativo e não dispensa aconselhamento profissional. Os valores e as regras são os que estão em vigor à data de publicação e podem ser alterados.
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