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Clientes estrangeiros: 5 regras para faturares sem IVA a mais nem a menos
Step Inside Accounting · Guia prático
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1. Confirma primeiro se o cliente é uma empresa – e, na UE, valida-o no VIES
As regras do IVA nos serviços dependem sobretudo de uma pergunta: o cliente é uma empresa ou um particular? Antes da primeira fatura, pede-lhe o nome da empresa, a morada e o número de IVA.
Se o cliente estiver noutro país da UE, valida o número de IVA no VIES, o sistema europeu de verificação, e guarda o comprovativo com a data. Se o número não for válido, para efeitos de IVA o cliente é tratado como um particular – e a regra muda (vê a regra 4).
2. Empresa noutro país da UE: sem IVA português, o cliente autoliquida
Na generalidade dos serviços prestados a empresas, o IVA é devido no país do cliente. Não cobras IVA português: é o cliente que liquida o IVA no país dele, pelo mecanismo de autoliquidação (reverse charge). Se cobras IVA em Portugal, na fatura:
- indica o nome, a morada e o número de IVA do cliente, com o prefixo do país (por exemplo, DE123456789);
- no regime de IVA, escolhe a opção de autoliquidação, para que a fatura tenha essa menção;
- não indiques retenção de IRS;
- declara estes serviços na declaração recapitulativa, no Portal das Finanças, até ao dia 20 do mês seguinte ao fim de cada trimestre (ou de cada mês, se estiveres no regime mensal).
Se estás isento pelo limite dos 15.000 €, a fatura leva sempre a menção «IVA – Regime de Isenção» e não entregas a declaração recapitulativa. Continuas a precisar do número de IVA do cliente validado: é ele que prova que o serviço não é tributado em Portugal.
Nestes serviços a empresas da UE, o prazo para emitir a fatura é mais largo do que o habitual: até ao dia 15 do mês seguinte ao da conclusão do serviço.
3. Empresa fora da UE: também sem IVA português, na maioria dos serviços
A regra é a mesma para empresas no Reino Unido, nos Estados Unidos ou no Brasil: na generalidade dos serviços, o IVA não é devido em Portugal. Na fatura, indica os dados da empresa e escolhe a opção de operação não sujeita a IVA em Portugal. Não há declaração recapitulativa – essa é só para clientes da UE. Guarda prova de que o cliente é uma empresa: o contrato, o registo comercial ou o número fiscal do país dele.
Há serviços que são tributados em Portugal mesmo que o cliente seja uma empresa estrangeira, da UE ou de fora, porque se consideram prestados onde acontecem. Os mais comuns:
- serviços ligados a imóveis em Portugal – por exemplo, comissões imobiliárias, projetos de arquitetura ou obras sobre um imóvel cá;
- entradas em eventos, congressos ou espetáculos realizados em Portugal;
- transporte de passageiros e restauração em Portugal.
4. Clientes particulares no estrangeiro: a regra muda
Quando o cliente é um particular, a regra geral inverte-se: o serviço considera-se prestado em Portugal, mesmo que o cliente viva noutro país. Se cobras IVA, a fatura leva IVA português. Se estás isento, manténs a isenção, mas esse valor conta para o limite dos 15.000 €.
Há exceções importantes:
- particulares fora da UE, em serviços como consultoria, publicidade, engenharia, serviços jurídicos e de contabilidade ou tratamento de dados: não há IVA português;
- serviços prestados por via eletrónica a particulares da UE (cursos online automáticos, downloads, subscrições): acima de 10.000 € por ano nestas vendas para outros países da UE, aplica-se o IVA do país do cliente, declarado no balcão único europeu (OSS).
5. Sem retenção na fonte – e só o que é localizado em Portugal conta para os 15.000 €
Os clientes estrangeiros sem sede ou estabelecimento em Portugal não fazem retenção de IRS: no campo da retenção, escolhe a opção sem retenção. Recebes o valor por inteiro, mas o IRS desse rendimento é pago todo no acerto anual, por isso põe de lado uma parte de cada pagamento. Para o IRS e para a Segurança Social, estes rendimentos contam como quaisquer outros.
Para o limite dos 15.000 € da isenção de IVA, só contam as operações localizadas em Portugal: serviços a clientes com residência ou sede cá e serviços que se consideram prestados cá, como as comissões imobiliárias sobre imóveis portugueses ou, em regra, os serviços a particulares (regra 4). Os serviços a empresas estrangeiras que não são tributados em Portugal ficam de fora. Podes faturar 40.000 € a empresas estrangeiras e 10.000 € a clientes em Portugal e continuar isento, porque só os 10.000 € contam.
Exemplo
A Sofia é programadora, cobra IVA e trabalha no continente. Num trimestre, fatura a três clientes:
- empresa alemã (número de IVA validado no VIES): 4.000 €, sem IVA (autoliquidação) e sem retenção – recebe 4.000 €
- empresa norte-americana: 3.000 €, sem IVA e sem retenção – recebe 3.000 €
- empresa portuguesa com contabilidade organizada: 2.000 € + 460 € de IVA (23%) − 460 € de retenção (23%) – recebe 2.000 €
Entram na conta 9.000 €. Mas nem todo esse dinheiro é dela: 460 € são o IVA da fatura portuguesa, que tem de entregar ao Estado. O que fica efetivamente com a Sofia é 8.540 € (9.000 € − 460 €), antes do acerto do IRS.
- Os 460 € de IVA entregam-se na declaração trimestral de IVA; a fatura alemã entra também na declaração recapitulativa.
- Os 460 € retidos pelo cliente português são IRS pago por conta. Sobre os 7.000 € dos clientes estrangeiros ninguém reteve nada: é a Sofia que tem de guardar dinheiro para esse IRS.
- Se a Sofia estivesse no regime de isenção, só os 2.000 € do cliente português contavam para o limite dos 15.000 €.
Dica da equipa
Para cada cliente estrangeiro, guarda numa pasta a prova de que é uma empresa: a validação no VIES na data da primeira fatura (e de novo de tempos a tempos) ou, fora da UE, o contrato e o registo da empresa. É isso que justifica uma fatura sem IVA se as Finanças perguntarem – e é a primeira coisa que te pedimos quando aparece um cliente novo.
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Este artigo tem caráter informativo e não dispensa aconselhamento profissional. Os valores e as regras são os que estão em vigor à data de publicação e podem ser alterados.
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