- Blog Post
- Step Inside Accounting, Trabalhador autónomo
Como passar uma fatura-recibo no Portal das Finanças: 5 regras para preencheres cada campo sem erros
Step Inside Accounting · Guia prático
#StepInsideAccounting
1. Escolhe o documento certo: fatura-recibo, fatura ou recibo
Os recibos verdes emitem-se no Portal das Finanças, na área Faturas e Recibos, em Emitir. O primeiro campo é o tipo de documento, e a escolha depende de quando recebes:
- Fatura-recibo – quando o cliente paga no momento ou já pagou. É fatura e prova de pagamento ao mesmo tempo.
- Fatura – quando o trabalho está feito mas o pagamento vem depois (por exemplo, a 30 dias).
- Recibo – quando recebes o pagamento de uma fatura que já tinhas emitido. Fica ligado a essa fatura.
Se passares uma fatura-recibo antes de receber, o documento diz que já foste pago. Se o cliente atrasar ou não pagar, ficas com um documento que não corresponde à realidade. Na dúvida, passa a fatura agora e o recibo quando o dinheiro entrar na conta.
2. Identifica bem o cliente e a data do serviço
Para um cliente em Portugal, basta o NIF: o nome aparece automaticamente. Confirma-o sempre antes de emitir. É com esse NIF que o cliente vê a despesa no e-fatura, e é por ele que se percebe se é uma empresa que tem de reter IRS. Para um cliente estrangeiro, escolhe o país e indica o número fiscal, o nome e a morada (explicamos o resto no artigo sobre clientes estrangeiros).
A data do serviço é a data em que fizeste ou concluíste o trabalho, e não a data em que te lembraste de faturar. A fatura deve ser emitida, no máximo, até ao 5.º dia útil depois de concluído o serviço. Se o cliente for uma empresa noutro país da UE e o serviço não tiver IVA português, o prazo é mais largo: até ao dia 15 do mês seguinte ao da conclusão do serviço. Na prática, o mais seguro é faturar logo que o trabalho termina, em vez de deixares acumular faturas.
3. Descreve o serviço e indica o valor sem IVA
Na descrição, sê concreto: «Desenvolvimento do site – fase 2, outubro de 2026» diz muito mais do que «serviços prestados». Uma boa descrição ajuda o contabilista do cliente e é a tua primeira defesa se as Finanças perguntarem que trabalho foi aquele.
No valor, indica o preço do serviço sem IVA e antes da retenção: o Portal calcula o resto a partir das opções que escolheres. Indica também o tipo de pagamento:
- pagamento do serviço;
- adiantamento, se o cliente paga antes de o trabalho estar feito;
- reembolso de despesas que pagaste em nome e por conta do cliente (por exemplo, uma taxa com documento em nome dele), que não estão sujeitas a retenção.
4. Escolhe o regime de IVA e a opção de retenção
No IVA, a opção depende da tua situação:
- isento pelo limite dos 15.000 € – escolhe o regime de isenção; a fatura fica com a menção «IVA – Regime de Isenção»;
- isento pela natureza da atividade (por exemplo, certos serviços de saúde) – escolhe essa isenção, e não a do limite;
- cobras IVA – escolhe a taxa; na generalidade dos serviços é 23% no continente, 22% na Madeira e 16% nos Açores;
- cliente empresa no estrangeiro – em regra, não há IVA português (vê o artigo sobre clientes estrangeiros).
Na retenção de IRS, a regra é simples. Se o cliente for uma empresa com contabilidade organizada, escolhe a taxa da tua atividade: no continente, 23% nas atividades da tabela CIRS e 11,5% nos outros serviços. Se previres faturar menos de 15.000 € no ano, podes escolher a dispensa. Se o cliente for um particular ou uma empresa estrangeira, escolhe a opção sem retenção. Explicamos tudo no artigo sobre retenção na fonte.
5. Erraste? Corrige com nota de crédito ou anula
Os erros mais comuns que vemos:
- NIF do cliente errado;
- fatura-recibo passada antes de receber;
- IVA cobrado quando estavas isento, ou o contrário;
- retenção escolhida quando o cliente é particular, ou esquecida quando é uma empresa;
- valor com o IVA já incluído no campo do valor do serviço.
A forma de corrigir depende do tipo de erro.
Erro no valor ou no IVA – corrige só a diferença, com uma nota de crédito. Se faturaste a mais, se puseste o IVA dentro do valor do serviço, se aplicaste a taxa errada ou se cobraste IVA quando estavas isento, já não precisas de anular o documento. No Portal, em Faturas e Recibos, em Emitir, escolhe Nota de crédito, indica a fatura que estás a corrigir e o valor (e o IVA) a abater. A fatura original mantém-se válida e a nota de crédito corrige só a parte errada. Envia-a ao cliente e guarda a prova de que ele a recebeu – um email de resposta serve: sem essa prova, não podes recuperar o IVA que cobraste a mais.
Erro nos dados ou no documento – anula e volta a emitir. Se o NIF, o nome ou a descrição estão errados, se passaste uma fatura-recibo antes de receber, se a retenção ficou mal escolhida ou se o serviço nunca chegou a acontecer, a nota de crédito não serve. Vai a Faturas e Recibos, em Consultar, abre o documento e escolhe Anular. O documento fica marcado como anulado e deixa de contar. Depois emite o documento certo, com a data em que o serviço foi feito, avisa o cliente de que o anterior deixou de ser válido e envia-lhe o novo.
Se o documento já entrou numa declaração de IVA entregue, fala connosco antes de corrigir: pode ser preciso acertar o IVA na declaração seguinte.
Exemplo
A Ana é arquiteta (código 1001, da tabela CIRS), cobra IVA e trabalha no continente. A 15 de outubro termina um projeto para uma empresa com contabilidade organizada, que paga a 30 dias. No mesmo dia passa uma fatura:
- valor do serviço: 1.500 €
- IVA (23%): 345 €
- total da fatura: 1.845 €
- retenção de IRS feita pelo cliente (23% de 1.500 €): − 345 €
- valor a receber: 1.500 €
A 14 de novembro a empresa transfere 1.500 € e a Ana emite o recibo dessa fatura, com essa data.
Mas nem todo esse dinheiro é dela. Dos 1.500 € que recebe, 345 € são o IVA que tem de entregar ao Estado. O que fica efetivamente com a Ana é 1.155 € (1.500 € − 345 €), antes do acerto do IRS.
- Os 345 € de IVA não são dela: entrega-os na declaração trimestral de IVA.
- Os 345 € retidos pelo cliente são IRS pago por conta e são descontados no acerto anual.
Se a Ana se tivesse enganado no NIF, anulava a fatura antes de o cliente pagar, emitia uma nova com o NIF certo e só depois passava o recibo. Não mexia no IVA, porque o valor era o mesmo.
Se, em vez disso, tivesse faturado 1.800 € por engano, não precisava de anular: emitia uma nota de crédito de 300 €, mais 69 € de IVA, ligada à fatura original, e enviava-a ao cliente antes de ele pagar. A fatura e a nota de crédito, juntas, ficavam nos 1.500 € e 345 € de IVA certos.
Dica da equipa
Antes de faturares a um cliente novo, confirma o NIF e pergunta se tem contabilidade organizada: são essas duas respostas que decidem a retenção. Nas primeiras faturas, manda-nos uma imagem do ecrã antes de carregares em Emitir. Corrigir antes demora um minuto; depois pode obrigar a notas de crédito, anulações e acertos de IVA.
Quer que tratemos disto por si?
Empresas
Contabilidade mensal
Contabilidade, obrigações fiscais e salários dos sócios-gerentes num só lugar.
250 € + IVA / mês
Trabalhadores independentes
Recibos verdes sem stress
Declarações, IVA e Segurança Social tratados por quem conhece o regime por dentro.
desde 80 € + IVA / mês
Este artigo tem caráter informativo e não dispensa aconselhamento profissional. Os valores e as regras são os que estão em vigor à data de publicação e podem ser alterados.
Explore mais recursos
Partilhe com quem precisa
Quer saber mais? Explore os outros recursos da Step Inside Accounting
- Blog Post
- Step Inside Accounting, Empresas
- Blog Post
- Step Inside Accounting, Trabalhador autónomo
- Blog Post
- Step Inside Accounting, Trabalhador autónomo