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Trabalhador independente: 5 regras e um calendário para não falhares nenhuma obrigação
Step Inside Accounting · Guia prático
#StepInsideAccounting
1. Ao abrir atividade
- Abre atividade no Portal das Finanças com o código certo, a previsão de faturação e o regime de IVA – vê como no artigo sobre abrir atividade.
- A Segurança Social é informada automaticamente. Se for a primeira vez, tens 12 meses sem contribuições.
- Prepara o e-fatura: usa sempre o teu NIF nas despesas da atividade.
2. Todos os meses
- Faturar: emite a fatura até ao 5.º dia útil depois de terminares o serviço (até ao dia 15 do mês seguinte se o cliente for uma empresa noutro país da UE) – vê o passo a passo da fatura-recibo.
- Segurança Social: paga a contribuição do mês anterior entre os dias 10 e 20, depois dos primeiros 12 meses.
- Limites: soma o que faturaste no ano. Os 15.000 € decidem a isenção de IVA e a dispensa de retenção.
3. Todos os trimestres
- Segurança Social: entrega a declaração trimestral até ao fim de janeiro, abril, julho e outubro.
- IVA (só se cobras IVA): entrega a declaração até ao dia 20 do segundo mês a seguir ao fim do trimestre e paga até ao dia 25.
- Declaração recapitulativa (só se cobras IVA e tens clientes empresa noutros países da UE): até ao dia 20 do mês seguinte ao fim do trimestre.
4. Todos os anos
- Fevereiro: classifica no e-fatura, até ao fim do mês, as despesas da atividade do ano anterior – contam para a regra dos 15%.
- Abril a junho: entrega o IRS, com o anexo dos trabalhadores independentes e o anexo da Segurança Social, que indica quanto faturaste a cada cliente.
- Julho, setembro e dezembro: paga os pagamentos por conta, se os tiveres.
- Janeiro: confirma na Segurança Social os rendimentos do ano anterior.
5. Sempre que alguma coisa muda
- Mudas de atividade, de morada ou de regime de IVA: entrega uma declaração de alterações de atividade nos 15 dias seguintes.
- Passas os 15.000 €: vê o que muda no artigo sobre os 15.000 €.
- Paras de trabalhar: entrega a declaração de cessação nos 30 dias seguintes. Na Segurança Social, a obrigação de contribuir acaba no mês seguinte.
Quando um prazo calha num fim de semana ou feriado, passa para o dia útil seguinte.
Calendário do ano
| Mês | Finanças | Segurança Social |
|---|---|---|
| Janeiro | Declaração recapitulativa (dia 20), se aplicável | Declaração trimestral e confirmação anual (dia 31) |
| Fevereiro | IVA do 4.º trimestre (dias 20 e 25); e-fatura (fim do mês) | – |
| Abril | Declaração recapitulativa (dia 20); começa o IRS (dia 1) | Declaração trimestral (dia 30) |
| Maio | IVA do 1.º trimestre (dias 20 e 25) | – |
| Junho | IRS (dia 30) | – |
| Julho | 1.º pagamento por conta e declaração recapitulativa (dia 20) | Declaração trimestral (dia 31) |
| Agosto | IVA do 2.º trimestre (dias 20 e 25) | – |
| Setembro | 2.º pagamento por conta (dia 20) | – |
| Outubro | Declaração recapitulativa (dia 20) | Declaração trimestral (dia 31) |
| Novembro | IVA do 3.º trimestre (dias 20 e 25) | – |
| Dezembro | 3.º pagamento por conta (dia 20) | – |
Todos os meses: contribuições da Segurança Social entre os dias 10 e 20.
Exemplo
A Inês é consultora, cobra IVA e tem clientes empresa em Portugal e na Alemanha. Em julho de 2027 tem quatro obrigações:
- até 20 de julho: contribuição de junho para a Segurança Social, 299,60 €;
- até 20 de julho: 1.º pagamento por conta do IRS, 780 €;
- até 20 de julho: declaração recapitulativa do 2.º trimestre, com a faturação à empresa alemã;
- até 31 de julho: declaração trimestral da Segurança Social, com a faturação de abril a junho.
Em julho, a Inês paga 1.079,60 € (299,60 € + 780 €) e entrega duas declarações. Em agosto vem a declaração de IVA do 2.º trimestre. Com o calendário à vista, nada a apanha de surpresa.
Dica da equipa
Copia este calendário para a tua agenda logo em janeiro, com um lembrete uma semana antes de cada prazo. E separa o dinheiro desde o primeiro dia: o IVA que cobras, a Segurança Social e o IRS não são teus – numa conta à parte, estão lá quando chega o prazo.
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Este artigo tem caráter informativo e não dispensa aconselhamento profissional. Os valores e as regras são os que estão em vigor à data de publicação e podem ser alterados.
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